Secrétaire du Maire - Mairie de Longjumeau H/F - Communes

LIEUX PRINCIPAL D'ACTIVITÉ : Hôtel de ville
DÉPLACEMENTS ÉVENTUELS : Aucun
TEMPS DE TRAVAIL/ HORAIRES/ASTREINTES : 37 h 15

Missions
- Rendre compte à l'exécutif, conseiller et l'alerter
- Prévision des pouvoirs du Maire à toute réunion en cas d'impossibilité
- Polyvalence sur le secrétariat des élus durant les congés

Tâches
- Photocopies
- Publipostage
- Mises sous pli

Missions :
Assurer la gestion administrative et organisationnelle du Cabinet du Maire, ainsi que la coordination avec les élus, les administrés et les services concernés.
- Gestion de l'agenda et du temps du Maire
- Assurer, sans faille, l'emploi du temps de Madame le Maire.
- Préparer ses journées de rendez-vous et établir et suivre les dossiers nécessaires.
- Mettre à jour l'agenda du Maire quotidiennement.

- Organisation administrative du Cabinet
- Coordonner et collaborer avec les secrétariats des élus, du département, de l'agglomération, du Groupe Hospitalier Nord Essonne, du SIOM, du SDIS et des services de l'état.
- Concevoir une organisation interne en adéquation avec le Maire
- Optimiser le fonctionnement et l'organisation
- Organiser le classement et l'archivage des documents du Cabinet.
- Rédiger des actes administratifs

- Relations avec les élus et administrés
- Assurer la gestion des relations avec les élus pour les réunions et le courrier (écoute et conseils).
- Accueillir et répondre aux attentes des élus, de la Directrice, des collaborateurs et des administrés.
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des administrés souhaitant un rendez-vous.
- Gérer les négociations pour rediriger les demandes vers les élus ou services concernés afin d'éviter des sollicitations inutiles du Maire.
- Traiter les demandes de rendez-vous et organiser les réunions.
- Assurer le traitement des mails et courriers adressés à Madame le Maire et au cabinet du Maire
- Rédiger des courriers stratégiques

compétences :
- Excellente organisation et rigueur.
- Maîtrise des outils bureautiques (traitement de texte, tableurs, messagerie électronique).
- Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et à prioriser.

Qualités requises :
- Savoir s'adapter à la méthode de travail de chaque élu
- Discrétion et sens de la confidentialité
- Aisance relationnelle et diplomatie.
- Dynamisme, réactivité, patience, disponibilité, polyvalence

• Gestion de l'emploi du temps
• Traitement de texte
• Sens du relationnel
• Tableur
• Logiciels bureautiques
• Dynamisme
• Publipostage
• Rédaction d'actes
• Traitement du courrier
• Réactivité
• Capacité d’adaptation
• Patience